Dokumentenscanner im Vergleich oder Test 2023

Dokumentenscanner wurden für den Scan von Papierdokumenten entwickelt und sind der Grundstein, wenn Sie sich auf Dauer ein papierloses Büro wünschen. Dokumentenscanner, die für gute OCR Ergebnisse sorgen, leicht zu bedienen sind und darüber hinaus innerhalb einer Minute mehr als 20 Seiten scannen können, sind nicht gerade preiswert. Ob im Dokumentenscanner Test der Stiftung Warentest oder einer anderen Organisation: Grundsätzlich ist es die Ausstattung, die den Unterschied macht. Dabei richten sich die Hersteller bei der Ausstattung Ihrer Scanner natürlich an unterschiedliche Zielgruppen. Privathaushalte brauchen beispielsweise nicht einen solch großen Papiereinzug wie Unternehmen. Sollen mehrere Personen auf einen Dokumentenscanner zugreifen, ist es aber immer wichtig, dass ein Netzwerkanschluss vorhanden ist. Wir stellen in der folgenden Tabelle zwei Scannertypen vor, die derzeit zu den Favoriten gehören.

Brauche ich nun einen Netzwerkanschluss oder reicht die Cloud Anbindung? Bei dieser Frage dürften die Meinungen der Verbraucher sicherlich auseinandergehen. Fakt ist auch hier – Ihr Bedarf ist das entscheidende Kriterium. Für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern ist der Netzwerkscanner im Grunde Pflicht. Doch auch die Geräte mit Cloudanbindung bieten erhebliche Vorteile. Hier bleibt die Datensicherheit aber nun seit Jahren als kritisches Thema bestehen. Welche Vorzüge und Schwächen die einzelnen Typen aufweisen, können Sie der folgenden Übersicht entnehmen.

Wie bei allen Geräten muss auch beim Dokumentenscanner klar betont werden: Qualität zahlt sich aus. Suchen Sie einen guten Dokumentenscanner fürs Unternehmen, können Sie beispielsweise auf Geräte folgender Hersteller zurückgreifen:

• Epson
• Kodak
• HP
• Canon
• Fujitsu
• Plustek

Bekannte Modelle sind beispielsweise die Scanner der Kodak Scanmate und der Fujitsu Scansnap Serie. Hier erwarten Sie in den Modellreihen stets unterschiedliche Varianten.

Es liegt nahe, sich für einen bekannten Scanner wie den IX500 zu entscheiden, wenn Sie einen guten Dokumentenscanner suchen. Doch voreilig sollten Sie keines der Geräte bestellen, die sich selbst als Dokumentenscanner Testsieger vermarkten. Für Sie ist der beste Dokumentenscanner vor allem derjenige, der zu Ihnen passt. Hierfür müssen Sie aber zunächst einen individuellen Dokumentscanner Vergleich durchführen. Kriterien, die hier ebenso wie in einem Dokumentscanner Test eine Rolle spielen, sind die folgenden.

Dokumentenscanner sind gerade in Büros nicht wegzudenkende Geräte.

• Scannerart: Wer Dokumente schnell und gut scannen möchte, sollte sich immer für einen speziellen Dokumentenscanner entscheiden. Das ist vor allem dann ratsam, wenn Sie sich mittelfristig ein papierloses Büro wünschen. Sollen mehrere Anwender auf den Scanner zurückgreifen können, ist es immer ratsam, wenn Sie einen netzwerktauglichen Dokumentenscanner wählen, denn dieser ermöglicht den kabellosen Zugriff und arbeitet beispielsweise mit WLAN Technik. Die Einrichtung ist hier aber nicht ganz einfach.
• Format: In einem Privathaushalt müssen natürlich meistens nur A4 Dokumente gescannt und schließlich weiterverarbeitet werden. In einem Büro ist das oft schon anders. Hier kann der Scan von A3 oder A5 Dokumenten zum Alltag gehören. Entscheiden Sie sich also nicht für ein zu strenges Format, sondern lassen Sie sich hier je nach Anwendungsbereich immer ein wenig Spielraum.
• Betriebssystem: Haben Sie geglaubt, dass jeder Scan mit jedem Computerbetriebssystem harmoniert, müssen wir Sie enttäuschen. Bei der Kompatibilität gibt es durchaus Unterschiede und diese zu berücksichtigen, erspart Ihnen langfristig viel Ärger. Besonders genau müssen Sie sich dem Thema Kompatibilität widmen, wenn Sie mit Mac OS X arbeiten. Es gibt immer noch Dokumentenscanner, die ohne Treiber für dieses Betriebssystem ausgeliefert werden.
• Anschluss: Kabellos oder doch ganz klassisch mit direkter Kabelanbindung an den PC? Möchten Sie einen Dokumentenscanner kaufen, sollten Sie sich im Voraus ein Bild davon machen, welche Anschlüsse vorhanden sein müssen. Die meisten Scanner arbeiten hier natürlich längst mit USB 3.0, um rasche Geschwindigkeiten umsetzen zu können.
• Auflösung: Auch bei einem Dokumentenscanner gilt es, die Auflösung nicht außen vor zu lassen. Immerhin befindet sich auf manch einem Dokument auch mal ein Foto, welches natürlich auch in ansprechender Qualität gescannt werden soll. Grundsätzlich kann die Auflösung aber nicht mit der eines Fotoscanners verglichen werden. Bei einem Dokumentenscanner liegt diese im Höchstfall bei 1200×1200 dpi. Es gibt auch Modelle, die nur 600×600 dpi bieten, privat aber vollkommen ausreichend sind.
• Funktionen: In einem individuellen Dokumentenscanner Test sollten Sie immer auch darauf achten, welche Besonderheiten bei der Ausstattung vorhanden sind. Kann ein Dokumentenscanner duplex arbeiten? Können Leerseiten automatisch erkannt werden? All diese Funktionen scheinen im ersten Moment nicht unbedingt erforderliche Extras zu sein, sind beim Scannen vieler Dokumente aber einfach unheimlich wichtig.
  

  In Büroräumen wird meist auf ein großes Kombigerät aus Drucker und Scanner zurückgegriffen.

• Zubehör: Leider gibt es auch hier Unterschiede. Es gibt Dokumentenscanner, die von den Herstellern direkt mit Anschlusskabeln und Treibern ausgeliefert werden. Bei anderen erhalten Sie im besten Fall die Bedienungsanleitung. Versuchen Sie vorher außerdem zu prüfen, ob es Zubehör wie spezielle Apps für die Dokumentbearbeitung gibt.
• Geschwindigkeit: Müssen Sie regelmäßig zahlreiche Dokumente scannen, sollten Sie in jedem Fall prüfen, wie schnell die Scanner arbeiten. Hier gibt es Differenzen, die nicht unwesentlich sind. Schauen Sie deswegen genau hin. Es gibt professionelle Geräte, die je Minute 25 Seiten scannen können. Gerade für Unternehmen ist die Investition in ein solches Gerät mehr als sinnvoll. Andere schaffen vielleicht acht Seiten und sind daher eher für den Privatgebrauch geeignet
• Automatischer Einzug: Für Unternehmen gilt: Ihre Dokumentenscanner sollten einen automatischen Einzug haben. Sie können so einen Stapel Dokumente einlegen. Der Scann erfolgt anschließend automatisch. Der Scanner zieht Seite für Seite ein. Sie müssen nicht während der gesamten Zeit daneben stehen.
• Preis: Abschließend muss auch immer der Blick auf den Preis erfolgen. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen und leider gehört der Dokumentenscanner noch immer zu den Geräten, bei denen ein höherer Preis oft auch mit dem besseren Gerät assoziiert werden muss.

Soll Ihr Dokumentenscanner günstig sein, haben Sie oftmals ein langsameres Gerät mit spärlicher Ausstattung zu verkraften.